L’état des lieux d’un meublé : de la remise des clés au dépôt de garantie

À l’entrée comme à la sortie d’un logement meublé, deux documents permettent de faire le point : l’état des lieux, qui décrit le logement et ses équipements, et l’inventaire du mobilier, qui recense les meubles et précise leur état. Tous deux servent de référence au départ du locataire, notamment lorsqu’il faut déterminer si une retenue sur le dépôt de garantie est justifiée.

Leur utilité dépend avant tout de leur précision. Une mention comme « bon état » laisse place à l’interprétation ; une rayure précisément localisée, photographiée et consignée est beaucoup plus facile à comparer deux ans plus tard.

1. L’état des lieux : un constat établi à deux

L’état des lieux est établi contradictoirement, c’est-à-dire en présence du bailleur et du locataire, à la remise des clés puis à leur restitution. Cette obligation concerne les locations à usage de résidence principale, qu’elles soient vides ou meublées (Service-Public).

Le document peut être rédigé sur papier ou sous forme électronique. Il est remis à chaque partie, en main propre ou par voie dématérialisée. Deux présentations sont possibles :

• Un document unique, avec une colonne pour l’entrée et une autre pour la sortie, pièce par pièce.
• Deux documents distincts, à condition qu’ils présentent une structure similaire pour permettre une comparaison précise.

Si le bailleur et le locataire ne parviennent pas à établir ou à signer l’état des lieux, l’un ou l’autre peut faire appel à un commissaire de justice. Celui-ci convoque les parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec accusé de réception. Les frais du constat sont partagés par moitié entre elles.

Lorsque l’état des lieux est réalisé à l’amiable, le bailleur et le locataire peuvent le faire eux-mêmes, sans frais. S’il est confié à un professionnel de l’immobilier, la part imputable au locataire est plafonnée : elle ne peut dépasser la moitié des frais facturés au bailleur ni le plafond légal au mètre carré, lequel varie selon la zone géographique.

2. Que doit contenir l’état des lieux ?

Le contenu est encadré par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Le document doit permettre de décrire précisément le logement et de comparer son état à l’entrée et à la sortie (ANIL).

Il comporte notamment :

• le type d’état des lieux (entrée ou sortie) et sa date ;
• l’adresse du logement ;
• les noms des parties et les coordonnées du bailleur ou de son représentant ;
• les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie, lorsque les charges ne sont pas forfaitaires ;
• les clés et autres moyens d’accès remis au locataire ;
• pour chaque pièce, une description des sols, murs, plafonds, équipements et meubles ;
• les éventuelles observations et réserves, ainsi que des photographies si nécessaire ;
• la signature des parties ou de leurs mandataires.

À la sortie, le document mentionne également la nouvelle adresse du locataire.

Le niveau de détail fait la différence. « Peinture en bon état » ne dit pas grand-chose sur une dégradation constatée deux ans plus tard. Mieux vaut préciser : « mur du séjour, côté fenêtre, peinture blanche, deux traces noires d’environ 5 cm ». Une photographie datée vient compléter utilement la description.

Il faut aussi vérifier le fonctionnement des équipements : robinetterie, volets, plaques de cuisson, réfrigérateur, chauffage ou encore production d’eau chaude. Un équipement présent mais défectueux doit être signalé dès l’entrée.

3. En meublé, l’inventaire est indispensable

À l’état des lieux s’ajoute un document propre à la location meublée : l’inventaire et l’état détaillé du mobilier. L’article 25-5 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit qu’ils soient établis contradictoirement à la remise et à la restitution des clés, signés par les parties et joints au bail. Ils ne peuvent donner lieu à une facturation distincte de celle liée à l’établissement de l’état des lieux (Légifrance).

Cet inventaire a deux fonctions : documenter le mobilier mis à disposition et vérifier qu’il est toujours présent et dans un état comparable au départ du locataire.

Le mobilier obligatoire

Pour être qualifié de meublé, le logement doit disposer d’un mobilier suffisant pour permettre au locataire de dormir, manger et vivre convenablement. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe une liste minimale de onze catégories d’équipements :

1. Une literie comprenant une couette ou une couverture.
2. Un dispositif d’occultation des fenêtres dans les chambres.
3. Des plaques de cuisson.
4. Un four ou un four à micro-ondes.
5. Un réfrigérateur et un congélateur, ou un réfrigérateur doté d’un compartiment permettant une température inférieure ou égale à −6 °C.
6. De la vaisselle en nombre suffisant pour prendre les repas.
7. Des ustensiles de cuisine.
8. Une table et des sièges.
9. Des étagères de rangement.
10. Des luminaires.
11. Du matériel d’entretien ménager adapté au logement.

Le décret précise également que chaque pièce doit être équipée de mobilier conforme à sa destination.

Si un élément obligatoire manque, le logement peut ne pas satisfaire aux critères légaux de la location meublée. Les conséquences dépendent toutefois de la situation : l’absence d’un seul équipement ne suffit pas, à elle seule, à requalifier automatiquement le bail en location vide.

Comment dresser un inventaire utile ?

Écrire simplement « canapé », « table » ou « réfrigérateur » ne suffit pas toujours. Pour faciliter la comparaison à la sortie, il est préférable de renseigner, pour chaque élément :

• sa désignation et sa quantité ;
• son état à l’entrée ;
• les défauts déjà présents ;
• si nécessaire, sa marque et son modèle ;
• une photographie lorsqu’elle apporte une information utile.

Par exemple, « canapé trois places, tissu gris, accroc de 2 cm sur l’assise droite » est bien plus exploitable que « canapé : bon état ».

À la sortie, le bailleur peut ainsi distinguer un meuble manquant d’un meuble simplement usé, et une dégradation nouvelle d’un défaut déjà constaté.

4. L’état des lieux d’entrée peut encore être complété

La signature ne ferme pas immédiatement la porte aux observations du locataire.

Celui-ci peut demander au bailleur de compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours calendaires suivant sa réalisation, pour tout élément du logement. Pour les équipements de chauffage, il peut également demander un complément pendant le premier mois de la période de chauffe.

Ce délai est utile pour signaler un défaut qui n’était pas visible lors de la remise des clés. Un radiateur dont le fonctionnement ne peut être vérifié en été en est un exemple.

En cas de refus du bailleur, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (Service-Public).

5. En l’absence d’état des lieux d’entrée, qui doit prouver quoi ?

L’absence d’état des lieux ne produit pas les mêmes effets selon la raison pour laquelle le document n’a pas été établi.

• Le locataire a refusé de participer à l’état des lieux, ou les deux parties ont négligé de le faire : le locataire est en principe présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, conformément à l’article 1731 du Code civil. Il peut toutefois apporter la preuve contraire.
• Le bailleur a refusé de réaliser l’état des lieux malgré une mise en demeure du locataire : le bailleur devra prouver, à la fin du bail, que le logement avait été remis en bon état d’usage s’il veut faire valoir des dégradations imputables au locataire.

Cette distinction est importante : l’absence de document ne permet pas automatiquement au bailleur de facturer les réparations qu’il estime nécessaires. Pour les dégradations autres que celles relevant des réparations locatives, il doit également démontrer qu’elles sont imputables au locataire.

6. À la sortie, distinguer les dégradations de la vétusté

Au départ du locataire, l’état des lieux de sortie est comparé à celui d’entrée. Le bailleur peut demander réparation des dégradations imputables au locataire, mais pas lui faire supporter l’usure normale du logement.

La vétusté correspond à l’usure ou à la détérioration résultant du temps et de l’usage normal des matériaux et équipements. Une peinture qui a vieilli après plusieurs années d’occupation n’appelle donc pas le même traitement qu’un mur endommagé par un choc.

Pour limiter les désaccords, les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d’appliquer une grille de vétusté. Celle-ci prévoit, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des abattements tenant compte de leur ancienneté. Cette grille est facultative ; en son absence, la vétusté s’apprécie au cas par cas.

Même lorsqu’une dégradation est établie, son coût doit être justifié et tenir compte, le cas échéant, de la vétusté. Un devis ou une facture peut servir à justifier le montant d’une retenue, mais ne suffit pas, à lui seul, à prouver que le locataire est responsable des dommages.

7. Dépôt de garantie : montant, délais et retenues

Pour une location meublée constituant la résidence principale du locataire, le dépôt de garantie est plafonné à deux mois de loyer hors charges (Service-Public).

À la fin du bail, le délai de restitution dépend de la comparaison entre les états des lieux :

Lorsque le logement se situe dans un immeuble en copropriété, le bailleur peut conserver une provision justifiée pour régulariser les charges, dans la limite de 20 % du dépôt de garantie, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes. Le solde doit être régularisé dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes.

Quelles retenues sont possibles ?

Le bailleur peut notamment retenir les sommes correspondant à des dégradations imputables au locataire ou à des sommes restant dues au titre du bail, à condition de pouvoir les justifier. Les pièces utiles peuvent comprendre :

• les états des lieux d’entrée et de sortie ;
• les photographies ;
• les devis ou factures de réparation ;
• un constat de commissaire de justice, le cas échéant ;
• les décomptes de sommes restant dues.

Le simple fait qu’un équipement soit ancien ou qu’une remise en peinture soit souhaitable ne suffit pas à justifier une retenue. Il faut établir le dommage, son imputabilité au locataire et le montant réclamé, en tenant compte de la vétusté lorsque c’est pertinent.

Que se passe-t-il en cas de retard ?

Si le dépôt de garantie n’est pas restitué dans le délai légal, le montant restant dû est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé.

Cette majoration ne s’applique pas si le retard est imputable au fait que le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse au bailleur lors de la remise des clés.

En cas de désaccord persistant, le locataire peut mettre le bailleur en demeure de restituer les sommes dues, puis engager les démarches amiables ou judiciaires appropriées (Service-Public).

En pratique : préparer la sortie dès l’entrée

Un dépôt de garantie ne se règle pas uniquement au moment du départ. La qualité de la comparaison entre les deux états des lieux et les deux inventaires dépend des informations consignées dès la remise des clés.

Pour limiter les contestations, le plus efficace est de suivre la même structure à l’entrée et à la sortie, de décrire les défauts précisément, de photographier les éléments importants et de conserver les documents signés. C’est cette traçabilité qui permet de distinguer une dégradation imputable au locataire d’une usure normale, et de justifier une éventuelle retenue.

Pour anticiper les garanties à prévoir avant même la signature du bail, lire aussi notre article sur les différences entre caution, Visale et assurance loyers impayés.